5 Regole per essere un buon Responsabile Gare

responsabile-gare-okSe hai iniziato da poco a preparare la documentazione per le gare d’appalto di lavori, forniture e servizi pubblici, allora ti consiglio di iniziare da qui, perché ciò che ti svelerò a breve sono i primi passi che devi mettere in pratica da subito e che ti eviteranno di mettere a repentaglio il posto di lavoro.

Preparare le dichiarazioni di gara può sembrare una routine semplice e alla portata di tutti (che in buona parte è vero), tuttavia ci sono dei requisiti importanti che un Responsabile Gare deve avere, e deve soddisfare per non sbagliare.

Oggi la figura del Responsabile Gare sta diventando sempre di più un ruolo professionale di rilievo all’interno di un’azienda, un tassello importante non solo perché deve fare bene il suo lavoro con diligenza e serietà (questo mi sembra il minimo sindacale richiesto ovunque), ma anche perché a lui è affidata buona parte della sorte della ditta.

Infatti, se sei un Responsabile Gare da diverso tempo sai benissimo che, nel caso in cui non fai bene il tuo lavoro, la cosa meno drammatica che può succedere è l’esclusione dell’azienda dalla procedura di gara, e quindi far gettare nel gabinetto diversi Euro.

E’ vero che se non ti aggiudichi la gara i soldi investiti sono gli stessi, ma ti assicuro che agli occhi del titolare non è la stessa cosa!

Nei casi peggiori, se non fai molta attenzione ai documenti che produci, alle date che riporti, e soprattutto a cosa scrivi e fai firmare ai tuoi titolari, rischi anche di far dichiarare una cosa per un’altra, e condanni la tua azienda a non poter partecipare alle future procedure di affidamento di appalti, oltre ad una marea di reati per falso!

Quindi è verissimo che da un lato contribuisci a far prosperare l’azienda perché in qualche modo sei un “Procacciatore di lavoro”, ma dall’altro il ruolo che rivesti (se svolto male o in maniera superficiale) potrebbe far crollare in un baratro il tuo futuro e quello del tuo titolare!

Detto questo, non voglio assolutamente spaventarti e dire che devi mollare tutto e non preparare più i documenti: ma anzi, che devi fare molta attenzione d’ora in poi, perché qui non si scherza! E se non sei disposto a cambiare metodo e mentalità, allora è meglio se ti fai cambiare mansione (sempre che sia possibile!)

Le 5 regole base di un Responsabile Gare

Ti ricordo che anche io sono un Responsabile Gare nelle mie aziende, e quindi so benissimo cosa si prova a rivestire questo ruolo.

Ti dà un pizzico di adrenalina misto a paura in tante situazioni, soprattutto all’inizio, perché sei senza esperienza e con tanta voglia di imparare, ma allo stesso tempo ti rendi conto del rischio che fai correre se sbagli.

Mi ricordo quando ho iniziato, questo mondo mi affascinava, ero curioso di sapere come si svolgevano le gare, quali erano le procedure, ma ho scoperto ben presto che dietro tutto questo fascino si nasconde un grande lavoro di precisione e controllo, molto tempo da dedicare e un pizzico di passione, perché se non ne metti in qualunque tipo di attività (anche se non ti piace), prima o poi se non mollerai la ditta, ti mollerà lei! 

Quindi la prima delle regole fondamentali per essere un efficiente Responsabile Gare è:

1) Precisione 

La precisione deve essere quasi maniacale, perché anche se la procedura può risultare spesso ripetitiva, non  sempre lo è, e può scappare qualche dichiarazione che dopo l’ultimo controllo ti accorgi di non aver inserito, perdendo tempo prezioso; se sei un tipo superficiale ti consiglio di lasciare perdere, questa mansione non fa per te, lascia il testimone a qualcun altro! 

Evita di fare danni irreparabili!

Essere precisi e scrupolosi è fondamentale per coprire le mancanze e le incompetenze di chi prepara il bando e disciplinare di gara: poche persone che lavorano presso Enti Appaltanti  sono in grado di crearli in maniera semplificata per agevolare le aziende. Anzi, diverse volte capita che li “scopiazzano” in maniera grossolana da altre procedure di gara, senza nemmeno adeguarli alla loro situazione!

2) Seguire una procedura e non cambiare

Ti consiglio di usare una procedura per la pianificazione e preparazione di una gara d’appalto, altrimenti ti riduci a preparare sempre tutto all’ultimo momento, aumentando il rischio di fare errori.

Devi riconoscere i tuoi personali tempi di realizzazione di una gara e pianificare tutta la procedura, pianificando anche quella di collaboratori che ti aiutano nella preparazione.

Durante la fase di creazione dei documenti poi è importante tenere sotto controllo il bando e disciplinare in forma cartacea, seguendo fase per fase quanto richiesto, e segnarti con una spunta “√” quello che hai fatto: così eviterai di dimenticarti qualcosa.

Dai un ordine ai documenti come sono stati richiesti, e la stessa cosa devi fare per le singole dichiarazioni, così eviterai di confondere troppo la Commissione esaminatrice di gara. Se la Commissione ha dei dubbi sulla tua documentazione, perché magari non è creata bene, poco ordinata e non perfettamente rispondente a ciò che hanno richiesto, cominceranno a controllare in maniera più approfondita, e puoi star certo che qualche difetto lo troveranno, e ti manderanno fuori campo senza pietà!

3) Tenere sotto controllo le scadenze dei documenti

Se non vuoi rischiare di non fare in tempo a spedire il plico di gara, devi tenere sotto controllo le scadenze di tutti i documenti personali e di quelli aziendali.

Non ti azzardare a non far aggiornare la carta di identità, la patente, il DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva) e tutti gli altri certificati e attestati, diverso tempo prima della scadenza, perché capiterà sicuramente che all’ultimo momento il tuo titolare decida di partecipare ad una gara urgente, manca un giorno solo alla scadenza e tu hai dormito a 10 cuscini e te la sei presa comoda!

Puoi starne certo che, oltre allo stress e l’ansia che ti verrà per esserti dimenticato (tu fai 9 cose giuste e 1 sbagliata… secondo te quale si ricorda il tuo titolare?) dovrai lavorare di più per ricompensare la tua trascuratezza!

4) Controlla sempre l’operato altrui

controllo-lavoro-altruiSicuramente per preparare una gara devi collaborare con aziende e fornitori di fiducia, non puoi fare tutto da solo.

Ad esempio hai bisogno di colleghi che ti aiutano nella preparazione di relazioni tecniche e migliorie, o devi richiedere una polizza cauzionale ad una compagnia assicuratrice, o ti devi associare temporaneamente con un’altra impresa per mancanza di tutti i requisiti.

Bene, in qualunque caso è buona prassi non fidarti ciecamente di tutto ciò che viene preparato da altri, nel senso che devi innanzitutto leggere bene il disciplinare, sapere tutto ciò che è necessario per partecipare, e controllare ogni documento che ti viene consegnato da altri, prima di inserirlo nel plico da spedire.

Sai quante volte mi è capitato di dover far correggere una polizza fideiussoria perché non avevano messo correttamente l’importo garantito, o addirittura mancava la firma dell’assicuratore?

Non pensare di essere scortese! O è meglio essere considerati degli imbecilli e perdere lo stipendio?

5) Aggiornati sempre sulle regole di gara e la normativa in vigore

Soprattutto in periodi come questi, in cui il Codice degli Appalti è in continuo cambiamento ed ogni scusa è buona per modificarlo con Decreti correttivi (e meno male!), è fondamentale tenersi aggiornati su tutti i regolamenti in vigore.

Non basta solo seguire il disciplinare (che è la “legge” della gara), ma anche ogni nuovo regolamento emanato.

Questo perché spesso le regole di gara vengono preparate da persone che non sono aggiornate e riportano magari dei requisiti obsoleti o leggi abrogate (cioè eliminate o sostituite).

Come fare è semplice: esistono diversi siti da cui puoi attingere queste informazioni anche in forma gratuita, poi ci sono delle ditte che oltre a trasmetterti gli avvisi di gara ti aggiornano sui cambiamenti delle regole negli Appalti, e ancora una fonte importante è il sito dell’ANAC (Autorità Anticorruzione), dove puoi trovare tanti pareri sui quesiti posti in ambito di gara.

Insomma, solo uno stolto che pensa di sapere tutto non si forma e non cresce, vedrai che studiando un po’di più eviterai più facilmente di cadere in errore.

Per concludere…

Se hai un buon maestro all’inizio sei fortunato, ma alla fine con l’esperienza che farai sul campo il maestro diventerai tu.

Se sei all’inizio e non hai una guida, ti consiglio ancor di più di seguire questo blog continuamente, perché avrai tanti spunti e tanti consigli GRATUITI per orientarti nella giungla degli Appalti Pubblici!

Al prossimo click!

Andrea.

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