Scommetto che nel tuo ufficio gare usate ancora un Foglio Excel o una pagina Word per preparare e archiviare i dati delle gare d’appalto a cui avete partecipato.
ahi, ahi, ahi!
Tranquillo non è colpa tua, non sei l’unica persona a farlo, anzi aimè ancora quasi tutti usano questi programmi, sono ancora molto validi per carità.
Il motivo per cui si usano ancora è perché non si conosce ancora alternative, ma io sono qui per questo.
In certi casi è meglio evitarli ormai…
Non smettere di leggere, qui di seguito troverai varie motivazioni.
Prima devo fare una piccola premessa: devi capire che siamo entrati già da tempo nell’era della ri-ingegnerizzazione dei processi digitali.
Un’azienda appaltatrice che vuol essere all’avanguardia ed usa oggi un Excel o Word per archiviare dati vuol dire che è rimasta indietro nel tempo.
È come se fosse ferma alla ingegnerizzazione dei processi, manca un “ri” prima della parola, significa che il suo processo evolutivo è rimasto ancorato ad applicazioni e metodi creati 25 anni fa.
Perché può addirittura essere pericoloso usare un Excel o Word per archiviare i dati delle gare d’appalto svolte?
Te lo spiego immediatamente con un elenco:
PRIMO MOTIVO DI RISCHIO: non è specifico
Excel è nato come foglio di calcolo, mentre tu spesso lo utilizzi come una semplice tabella per inserire dati, in gran parte dati di testo.
È vero che con Excel è più facile effettuare delle ricerche inserendo dei filtri per trovare i valori che ti servono, come per esempio l’esito di una gara precedente o il nome di una Stazione Appaltante, ma proprio come ho detto l’Excel è nato per filtrare spesso i dati di calcolo, non tanto per inserire dei campi di testo.
Basterebbe sbagliare una parola e non riusciresti più a trovare lo stesso dato replicato, come la denominazione dell’Ente.
Serve un buon livello di conoscenza di programmazione per far comunicare la tabella con altri dati immessi in altri file, in altre cartelle, in altri computer, o in altri archivi. Se anche ci riuscissi, i tempi di ricerca non sarebbero molto veloci.
SECONDO MOTIVO DI RISCHIO: non hai abbastanza spazio tabellare
In alternativa potresti usare una tabella in Word, che però ti sconsiglio ancor di più.
Non avresti abbastanza spazio per inserire colonne di dati relativi alle gare a cui hai partecipato, anche se utilizzassi il foglio in orizzontale, ad un certo punto avresti un limite, dovresti inutilmente ridurre la dimensione del carattere e lo spazio a destra del foglio si esaurirebbe comunque.
Poi non potresti eseguire un calcolo dei costi di redazione e dei costi variabili di tutte le gare d’appalto, molto utili ai fini del calcolo del ROI di bilancio.
TERZO MOTIVO DI RISCHIO: alta probabilità di attacco informatico
Essendo che i tuoi dati sono salvati sul tuo computer questi potrebbero essere oggetto di attacco informatico in maniera molto più facile rispetto all’utilizzo di un cloud creato appositamente.
Potresti sicuramente eseguire un backup (copia del file su altro supporto informatico) ma spesso non basterebbe.
Se il backup venisse eseguito su un altro computer collegato alla stessa rete aziendale, oppure su un cloud di archivio come per esempio Dropbox o Google Drive o One Drive, l’attivazione di un virus come quelli che arrivano spesso tramite mail potrebbe crittografare (oscurare) tutti i file collegati alla stessa rete, diventando impossibile poterli aprire, a meno che tu abbia voglia di pagare un riscatto per farteli sbloccare.
QUARTO MOTIVO DI RISCHIO: alta probabilità di cancellazione
Se qualcuno della tua azienda avesse bisogno di accedere a quel documento e magari per:
- un errore creato dal tuo computer
- un virus nascosto che ha deciso di attivarsi a distanza di tempo
- un semplice errore di disattenzione e distrazione avessi involontariamente cambiato il nome del file, o la cartella in cui si trova di solito
sarebbe estremamente complicato ritrovare questo file che riporta tutto l’archivio delle gare che con tanta diligenza e tanta fatica hai riempito e curato per anni.
Pensa solo a quanto è stressante e dispendioso eseguire una ricerca in tutti gli archivi del computer o negli hard disk esterni per trovare qualcosa che per un click si è volatilizzato senza lasciare traccia!
Nei casi più estremi il rischio di cancellazione fortuita dei dati inseriti, o addirittura dell’intero archivio è molto alto, basterebbe usare il tasto CANC oppure evidenziare delle celle di Excel o della tabella Word e ti farebbero gettare dalla finestra anni di fatica!
QUINTO MOTIVO DI RISCHIO: scarsa gestibilità dell’archivio
Non puoi fornire una situazione chiara, veloce e gestibile al tuo titolare.
Se dovessi fare ad esempio un’analisi per studiare una nuova offerta dovresti perdere un sacco di tempo a cercare dei dati in più file, mentre invece potresti semplicemente tenere tutto archiviato in un unico posto grazie a un gestionale e ad un METODO appositamente studiato come GARE.CLOUD
SESTO MOTIVO DI RISCHIO: sparizione dei dati in caso di contenzioso
Siamo all’estremo delle probabilità, ma se sto scrivendo questo paragrafo significa che purtroppo è già capitato.
Non dovrebbe mai succedere una situazione del genere, ma in alcuni rari casi un Responsabile Gare in contenzioso con il Titolare Aziendale (o un suo superiore) decide di far sparire tutto l’archivio creato e i documenti degli anni passati, proprio per creare un danno all’azienda.
Con un software come GARE.CLOUD sarebbe molto più difficile se non impossibile cancellare tutti gli archivi in quanto viene sempre effettuato un backup e si può risalire alle versioni storiche.
Basterebbe recuperare la password per accedere al portale e recuperare tutto l’archivio in maniera facile e indolore.
QUAL E’ LA SOLUZIONE MIGLIORE?
GARE.CLOUD permette di evitare tutto questo e molto altro ancora, dandoti tutta la serenità e praticità di creare le tue gare senza stress e senza errori.
E per quanto riguarda la perdita dei dati delle gare precedenti, che fa tanto gola alla Guardia di Finanza?
Tratterò questo argomento con un caso pratico e molto altro ancora durante il WEBINAR che si terrà il
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