INDICE
1. ISCRIZIONE E VISIONE CONTINUA DI CONTENUTI E INTERAZIONE CON IL GRUPPO/FORUM DI GARE.CLOUD
2. CONTRATTO DI SERVIZIO AVVISI DI GARA E AVVISI DI AGGIUDICAZIONE
3. ISCRIZIONE E AGGIORNAMENTO AGLI ALBI FORNITORI REGIONALI – PROVINCIALI – COMUNALI LIMITROFI
4. ISCRIZIONE AL MEPA E AI PORTALI DI ENTI PARASTATALI
5. ACCORDI DI SOPRALLUOGO CON AZIENDE ESTERNE
6. ATTREZZATURE TECNOLOGICHE D’UFFICIO A DISPOSIZIONE
7. UTILITA’ PER VELOCIZZARE E AUTOMATIZZARE LE PROCEDURE E I PROCESSI
8. APERTURA E AGGIORNAMENTO PERIODICO DELL’ACCOUNT ANAC
10. ATTREZZI DEL MESTIERE SEMPRE PRESENTI ED IN ORDINE
12. ORGANIZZAZIONE ARCHIVIO CLOUD
13. CARTA PREPAGATA DI CREDITO
15. CONTROLLO E AGGIORNAMENTO DELL’ELENCO DIPENDENTI
16. CONTROLLO E AGGIORNAMENTO DEI CERTIFICATI AZIENDALI E DEI DOCUMENTI PERSONALI DEI DICHIARANTI
17. REGISTRAZIONE/MEMORIZZAZIONE SITI E NORME IN VIGORE
19. VERIFICA CAPACITA’ TECNICA E ALLEANZE
21. CREAZIONE DETTAGLIO GARA SU GARE.CLOUD
25. RICONTROLLO PERIODICO DELLE SCADENZE
26. INDIVIDUARE I DATI DEL PLICO E NUMERO DI BUSTE INTERNE
27. CREAZIONE DEI DOCUMENTI RICHIESTI DAL BANDO/DISCIPLINARE
28. RICEZIONE E CONTROLLO DOCUMENTI DI TERZI
29. CONTROLLO DELLE DICHIARAZIONI MANCANTI E CONFRONTO MODULI STAZIONE APPALTANTE
30. STUDIO OFFERTA E CONCORRENZA
33. SCANSIONE DEI DOCUMENTI FINALI
36. ASSISTERE ALL’APERTURA DI GARA
38. MONITORAGGIO RISULTATI DI ZONA CONTINUO
39. AGGIORNAMENTO DEL DETTAGLIO GARA CON I RISULTATI
40. TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI COSTI DI GARA E DEL “COSTO DI ACQUISIZIONE CLIENTE” ANNUALE
42. INVIO CAMPAGNA DI FIDELIZZAZIONE CLIENTE
43. INVIO NEWSLETTER PERIODICA AL CLIENTE
INTRODUZIONE
PRIMA DI INIZIARE, LEGGI QUI! E’ IMPORTANTISSIMO!
Ciao, sono Andrea Targa, uno dei fondatori di GARE.CLOUD.
Innanzitutto voglio farti i complimenti per aver accettato di iniziare questo percorso di crescita e di miglioramento nel mondo delle gare d’appalto insieme a noi!
È un passo importantissimo quello che hai fatto, e forse non te ne rendi nemmeno conto.
Sì, perché entrare nel nostro mondo significa aver voglia di crescere, emergere e trovare successo nel mondo delle gare d’appalto.
Vuol dire che fai parte di quella nicchia ristrettissima di imprese italiane (circa 1%) che resta in piedi nonostante “la crisi” e che decide anche di investire nella ristrutturazione interna continua.
Il metodo GARE.CLOUD è frutto di un continuo studio delle normative, del Codice degli Appalti e delle sue modifiche e integrazioni, nonché delle strategie più recenti e sofisticate per ridurre gli sprechi di tempo e aumentare le probabilità di azzeccare i ribassi.
E come ciliegina sulla torta, fa parte del metodo anche un software costruito in Cloud, cioè on-line, che ti permette di accedere ovunque per poter creare e aggiornare le tue gare, velocizzando i processi e automatizzando la maggior parte delle procedure.
Di seguito troverai oltre 40 fasi che, passo dopo passo, ti porteranno a creare le tue gare d’appalto senza fare errori grossolani, pianificando ogni fase.
Potrebbe sembrarti lungo il percorso, ma invece applicando questo metodo capirai che sarà molto più veloce creare i tuoi documenti, ricavando più tempo per lo studio della tua offerta, lo studio della concorrenza e i possibili errori in cui quest’ultima potrà cadere.
Oppure potrai semplicemente decidere di dedicare il tempo risparmiato a svolgere altre mansioni, o avere più serenità e ridurre lo stress da prestazione.
Il metodo è creato per le aziende che hanno intenzione di iniziare a gareggiare e vogliono seguire un sistema semplice e sicuro, ma anche ovviamente per le aziende che sono già abituate a preparare le gare d’appalto.
Per queste ultime sento il bisogno di mettere in guardia!
E’ più difficile per loro applicare completamente tutto il metodo e alla lettera, perché devono uscire dalla mentalità “abbiamo sempre fatto così”, tuttavia sono sicuro che facendo molta attenzione troveranno spunti interessanti ed utili per migliorare il loro processo di preparazione!
QUINDI PER AVERE OTTIMI RISULTATI CONSIGLIO DI SEGUIRE IL METODO GARE.CLOUD
ALLA LETTERA, SENZA SALTARE NESSUN PUNTO!
Il metodo è composto di tre fasi:
- i preliminari, cioè tutte le fasi che dovrai mettere in pratica ancora prima di iniziare a preparare le gare d’appalto, e tenere sempre aggiornate;
- il durante, è la fase vera e propria di creazione dei documenti di gara, la fase centrale, la più conosciuta;
- il dopo, che è una fase purtroppo poco curata in generale da chi prepara le gare d’appalto, ed invece io ritengo sia di fondamentale importanza per il futuro di ogni azienda. Leggendo, te ne accorgerai!
Sicuramente mentre stai leggendo queste pagine lo stesso METODO è già in fase di revisione, perfezionamento, implementazione e ampliamento, quindi sappi che non finirà qui, ma avrai la fortuna di preparare le tue gare d’appalto e allo stesso tempo ci saremo noi che ti aiuteremo a restare automaticamente aggiornato e al passo con le novità del settore.
Ma ora, diamoci dentro, poche chiacchiere e portiamo i risultati a casa! Buone aggiudicazioni!
Al prossimo click!
Andrea
PREMESSA
Ogni Titolo dell’Indice possiede un link per poter accedere direttamente e velocemente al punto preciso che ti interessa di più.
Mi raccomando, leggi almeno una volta tutti i punti, e soffèrmati soprattutto su quelli che ritieni dover approfondire.
Noi di GARE.CLOUD siamo sempre a tua completa disposizione ai seguenti recapiti:
assistenza@gare.cloud => per malfunzionamenti o chiarimenti circa l’uso dell’applicativo in cloud
commerciale@gare.cloud => per chiarimenti, consigli e approfondimenti sul Metodo, e come eventualmente implementare/migliorare le fasi in cui ritieni che la tua azienda è ancora carente, o ha necessità di supporto.
Segui anche il Blog, e il gruppo/forum privato per poter condividere le tue esperienze nelle gare e ottenere consigli utili gratuiti grazie all’esperienza degli altri studenti di GARE.CLOUD.
Buone Aggiudicazioni!
Andrea
PRELIMINARI…
1. ISCRIZIONE E VISIONE CONTINUA DI CONTENUTI E INTERAZIONE CON IL GRUPPO/FORUM DI GARE.CLOUD
È importante per crescere e migliorare se segui il gruppo/forum di GARE.CLOUD.
Non solo potrai dire la tua, parlando dei benefici ottenuti, delle difficoltà riscontrate nelle gare, ma usarlo anche per stringere alleanze e tenere importanti consigli grazie all’esperienza delle altre aziende iscritte.
2. CONTRATTO DI SERVIZIO AVVISI DI GARA E AVVISI DI AGGIUDICAZIONE
È opportuno avere almeno un fornitore di avvisi ed esiti di gara, con ricezione di email periodiche e giornaliere.
Non solo la possibilità di accedere al loro portale con password private.
Se hai l’opportunità di avere anche due fornitori differenti di tale servizio è ancora meglio, in quanto è stato riscontrato (dopo attente analisi di mesi di utilizzo e confronto), che esistono differenze notevoli tra i servizi offerti, non solo per quanto riguarda il prezzo, ma anche in termini di risultati ottenuti.
Esistono sicuramente dei fornitori decisamente affidabili che elargiscono avvisi anche in tempo reale aggiornati, con un numero e qualità decisamente superiori a tanti altri che sono sul campo di battaglia e che chiamano per offrirti i loro servizi ogni giorno.
Se non sai a chi rivolgerti, chiedi allo mio Staff, invia una mail a commerciale@gare.cloud specificando il problema riscontrato e ti indicheremo i riferimenti di fornitori affidabili.
3. ISCRIZIONE E AGGIORNAMENTO AGLI ALBI FORNITORI REGIONALI – PROVINCIALI – COMUNALI LIMITROFI
Se non l’hai ancora fatto, occorre effettuare l’iscrizione all’elenco dei fornitori di fiducia di ogni Ente Pubblico vicino alla tua azienda, che può essere ad esempio la Regione di appartenenza, la provincia e il Comune.
Almeno a questi è importante essere iscritti, poi sarà sicuramente meglio essere iscritti alle province e ai comuni limitrofi alla tua sede lavorativa.
Perché è importante iscriversi? Perché è più facile essere invitati ad una gara non appena ne avranno la necessità, altrimenti chiameranno qualcun altro. E inoltre bisogna fare in modo che piano piano la tua azienda entri nella mente di questi Enti come unica impresa fiduciaria. Ci vuole tempo perché ciò avvenga, pertanto è fondamentale farlo subito.
Per fare questo, ti occorre sicuramente effettuare qualche telefonata agli uffici preposti di ciascun ente, per capire qual è il percorso più adatto per eseguire correttamente questo tipo di iscrizione e che cosa occorre per mantenerla nel tempo.
Ti consiglio sicuramente di visitare innanzitutto i loro siti, verificare se c’è una sezione creata appositamente per l’iscrizione, se occorrono dei moduli specifici da compilare, e comprendere quali possono essere i requisiti minimi per entrarvi.
In caso negativo, potrebbe essere opportuno ricercare i recapiti telefonici, e tentare un contatto diretto.
Una volta che la tua azienda sarà iscritta sarà opportuno mantenere un contatto periodico con questi enti, anche e soprattutto senza aspettare che ti invitino loro alle gare. Ma di questo fattore ne parleremo ampiamente nella sezione Dopo…
4. ISCRIZIONE AL MEPA E AI PORTALI DI ENTI PARASTATALI
Il MEPA è un mercato digitale in cui le Amministrazioni possono approvvigionarsi di beni, servizi e lavori di manutenzione offerti dai fornitori abilitati, per importi inferiori alla soglia comunitaria.
Il Mercato elettronico è aperto a tutti gli operatori economici che soddisfino i criteri di abilitazione.
Accedendo alla Vetrina del Mercato Elettronico o visitando il catalogo prodotti, le Amministrazioni possono verificare le offerte dei tuoi beni e/o servizi e operare le opportune azioni comparative per effettuare ordini di acquisto diretti, richieste di offerta ad hoc nonché procedere con negoziazioni dirette.
Per iscriversi la prima volta va su
https://www.acquistinretepa.it/opencms/opencms/registrazione.html
Un’opportunità interessante è iscriversi anche agli elenchi dei fornitori di fiducia dei cosiddetti Enti Parastatali, che pur non facendo parte dell’amministrazione statale hanno una struttura organizzativa del tutto simile a quella degli enti statali.
E’ importante iscriversi (a seconda della propria capacità lavorativa e categorie di lavori e servizi offerti) perché è molto probabile che la maggior parte delle gare che producono non vengono pubblicate su tutto il territorio nazionale, ma caricati sui loro portali, ai quali si può accedere solamente tramite iscrizione, previa verifica dei requisiti minimi richiesti.
Un esempio di questo tipo di Enti è l’ANAS, l’Acquedotto, Terna, CNR, e tanti altri. Ne troverai molti altri e i loro rispettivi link al seguente indirizzo http://lex.iaconet.com/istituzioni_enti.htm
5. ACCORDI DI SOPRALLUOGO CON AZIENDE ESTERNE
Decidi di partecipare a una gara d’appalto e l’Ente Appaltante si trova a 800 km di distanza. Il tipo di lavoro da eseguire è molto invitante e redditizio, tuttavia ti rendi conto che hanno imposto di eseguire un sopralluogo obbligatorio Presso la sede dell’ente.
Che fai? Mica ci rinunci?
Esistono aziende di servizi, magari anche quelle che già usi per ottenere gli avvisi di gara, che erogano anche il servizio di sopralluogo.
Nel caso in cui sia obbligatoria la presenza di un legale rappresentante, oppure il direttore tecnico, oppure un dipendente dell’azienda, e non semplicemente una persona appositamente delegata, queste aziende permettono di farti assumere per una sola giornata una persona qualificata che sarà incaricata a svolgere tale compito.
Se non sai a chi rivolgerti, chiedi allo mio Staff, ed invia una mail a commerciale@gare.cloud specificando il problema riscontrato.
6. ATTREZZATURE TECNOLOGICHE D’UFFICIO A DISPOSIZIONE
Le attrezzature minime richieste per preparare (e non solo) delle gare d’appalto a regola d’arte sono:
- Pc (Personal Computer) fisso, meglio se portatile, perché potresti averne bisogno per tenere sotto controllo le tue gare ovunque ti trova;
- Collegamento internet tramite ADSL o superiore (altrimenti non potresti nemmeno accedere a GARE.CLOUD, e visto che siamo già nel 2018 lo do per scontato;
- Stampante al laser con scanner e ADF incorporato (l’ADF non è nient’altro che il caricatore automatico di fogli che si trova sul coperchio della stampante, perché ti agevola nella scansione dei certificati e velocizza la procedura che io chiamo “lo specchio della realtà” – ma di questo ne parleremo nella fase DURANTE…). Se dovessi avere un fotocopiatore, e addirittura con stampa a colori, sarai SUPERLATIVO, e i tuoi documenti su carta intestata colorata daranno un’immagine ancor più professionale alla tua azienda!
- Chiavetta USB e/o Hardisk esterno, per archiviare tutte le scansioni e trasferire ad esempio velocemente dei dati, sia quando ti trovi a dover fare il sopralluogo e farti caricare gli elaborati della gara (importantissimo), sia quando dovrai preparare dei documenti in Associazione Temporanea di Imprese.
7. UTILITA’ PER VELOCIZZARE E AUTOMATIZZARE LE PROCEDURE E I PROCESSI
Ecco un elenco di programmi e software utili per velocizzare e automatizzare le procedure e i processi di redazione di una gara (e non solo!):
- Usa l’account GARE.CLOUD con relativa licenza che è stato creato appositamente per te, caricando tutti i dati della tua impresa nel profilo, esegui le scansioni dei certificati aziendali e caricali nell’apposita sezione, inserisci tutte le figure responsabili aziendali, le compagnie assicuratrici a cui richiedere le polizze cauzionali, tutte le dichiarazioni e gruppi di dichiarazioni, nonché i dati delle aziende con le quali ti associ solitamente e gli estremi dei documenti ISO 9001 (se hai acquistato le estensioni)
- Installa Adobe Acrobat Reader DC tramite il seguente link (Attenzione: se non ne hai bisogno, evita di installare le estensioni tipo antivirus o altro, basta togliere la spunta prima di scaricare il programma)
https://get.adobe.com/it/reader/ ,
ti aiuterà non solo a creare PDF tramite un percorso di stampa da un file Word, Excel o altro, ma anche e soprattutto con lo stesso procedimento ti permetterà di ridurre la dimensione dei file PDF che ricevi dai fornitori di avvisi di gara.
Sì, perché spesso il bando e il disciplinare che ricevi -e che sono da trasmettere alla compagnia assicuratrice per richiedere la cauzione- riguardano documenti scansionati e quindi sono troppo voluminosi.
Pertanto è necessario applicare la procedura di riduzione dei valori DPI del file, e quindi potrai abbassare notevolmente il “peso” del file da poterlo inviare serenamente, senza alterare la qualità del documento.
Se non sai come fare, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
- Installa ACROBAT DC PRO, così potrai creare nuovi file in formato PDF/A , che non crea semplici PDF, ma file adatti all’archiviazione nel lungo periodo, e spesso sono richiesti nelle gare telematiche.
Inoltre questo programma spettacolare ti permetterà di modificare a tuo piacimento ogni tipo di file PDF già creato, oppure di inserire delle password, o creare dei moduli compilabili, e tanto, tanto altro ancora.
Contattaci con una semplice mail di richiesta all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti aiuteremo nell’installazione del programma.
- Installa l’estensione che si chiama LASTPASS per il tuo Browser preferito (io ho scelto Google Chrome): dato che oggi giorno sei bombardato da siti e applicazioni che ti chiedono continuamente iscrizioni con Username e Password, e se inserisci una password diversa dall’altra prima o poi il tuo cervello andrà in fumo e non si ricorderà più nulla, LastPass memorizza tutte le tue password in maniera semplice e sicura, così non devi farlo tu.
Basta registrarti una volta sola al link https://www.lastpass.com/it e fare click sul pulsante “Scarica LastPass Free”. Compila i dati richiesti e inserisci la prima volta un MASTER PASSWORD, cioè una UNICA password che userai solo per accedere a LastPass. Al resto ci pensa lui.
Ogni volta che entrerai per la prima volta in un nuovo sito, LastPass entrerà in azione chiedendoti se vorrai memorizzare la password inserita per i prossimi accessi.
Potrai usarlo per l’accesso a GARE.CLOUD, per il sito dell’ANAC, per quello dell’INAIL e richiedere il durc, per i portali delle Stazioni Appaltanti, per quello dei fornitori di avvisi di gara e tanto altro ancora.
=> Ovviamente ti consiglio di non usarlo quando devi accedere al sito della tua banca o quella dell’azienda, non si sa mai!
Se avrai difficoltà nell’installazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
- Installa e crea un Account SKYPE sul tuo computer. Perché mai lo dovresti fare? Perché sarà più utile per te essere seguito dal nostro team di assistenza all’uso di GARE.CLOUD e per apprendere meglio alcune procedure di utilizzo di programmi e applicazione tramite la condivisione dello schermo del tuo pc.
Lo troverai al seguente link https://www.skype.com/it/get-skype/
=> I requisiti minimi in questo caso sono:
1 – avere una webcam collegata al pc
2 – avere audio e microfono collegato/incorporato nel pc
Se avrai difficoltà nell’installazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
- Installa l’applicazione TEAMVIEWER sul tuo computer. A cosa serve? Sarà anche questo sistema molto utile per essere seguito dal nostro team di assistenza all’uso di GARE.CLOUD, correggere alcune eventuali anomalie ed errori durante la creazione delle tue gare, e per apprendere meglio alcune procedure di utilizzo di programmi e applicazione tramite la condivisione “da remoto” del tuo pc.
Lo troverai al seguente link https://www.teamviewer.com/it/download/
Il team di GARE.CLOUD potrà intervenire direttamente sul tuo profilo senza comunicare alcuna password, e poter risolvere eventuali anomalie.
Se avrai difficoltà nell’installazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
- Crea e usa un account TRELLO. Questo software gratuito è a dir poco fantastico, ed è utile per organizzare e pianificare alla perfezione non solo il tuo lavoro, ma anche coordinarlo insieme ai tuoi collaboratori, assegnando per esempio un’attività ad una persona, oppure portare avanti per gradi qualunque progetto, qualunque gara d’appalto, scordandosi finalmente di avere un sacco di post-it gialli sparsi sulla scrivania, o dimenticarsi in quale fase della preparazione della gara ti trovi.
Lo troverai al seguente link https://trello.com/
Se avrai difficoltà nell’installazione e configurazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
- Usa uno dei seguenti gestori di posta elettronica MICROSOFT OUTLOOK O TUNDERBIRD, non soltanto per scaricare la posta elettronica che ricevi, ma anche e soprattutto per usare il calendario costruito al loro interno, per pianificare il lavoro che devi svolgere.
Il calendario permette di creare appuntamenti/scadenze con data e ora di precisa, avvisi e promemoria visivi , come ad esempio delle finestre “pop up” che sicuramente al primo accesso (e anche successivamente) ti ricorderanno ciò che devi fare e che hai registrato.
Sono MOLTO più utili di un calendario o scadenziario cartaceo, semplicemente perché spesso può capitare che potresti dimenticare di vedere periodicamente le prossime scadenze sul tuo taccuino, mentre con un avviso invasivo sul tuo desktop è decisamente più difficile non vederlo!
Tunderbird è completamente gratuito, mentre Outlook fa parte del pacchetto Office di Microsoft, quindi se ce l’hai già scaricato basta attivare l’account, altrimenti occorre avere la licenza.
Inoltre, se hai bisogno di condividere tali scadenze con altri colleghi, potrai anche utilizzare un calendario di GMAIL creato appositamente, e così facendo potrai vederlo anche tramite telefono.
Se avrai difficoltà nell’installazione e configurazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
- Scarica e usa la versione gratuita di un CRM tipo OPENCRMITALIA. Perché? Potrebbe essere importante registrare tutti i dati dei clienti, degli uffici delle varie Stazioni Appaltanti, le relative mail in entrata e in uscita, e avere traccia progressiva e registrata di tutto il percorso che viene svolto tra la tua azienda e i tuoi contatti. Servirà soprattutto per il futuro contatto con il cliente, nella fase del post vendita (ma di questo ne parleremo nella sezione DOPO…).
Per installare la versione gratuita devi eseguire la richiesta tramite la pagina https://www.opencrmitalia.com/
Se invece non desideri avere un sistema automatico di archiviazione e registrazione della tua corrispondenza, allora devi almeno creare un e gestire un archivio clienti tramite un file excel.
E’ il minimo sindacale per avere un tracciamento delle tue future campagne di marketing e comunicazione con i tuoi clienti.
- Usa il programma di Calcolo dei costi della sicurezza Aziendale da rischio specifico, perché se non hai la fortuna di avere uno staff tecnico interno che è in grado di darti questo fattore in maniera “precisa” e che è obbligatorio inserirlo nella dichiarazione di offerta, allora non puoi mettere delle cifre a casaccio, o per sentito dire che “basta inserire il 2% dell’importo complessivo dell’appalto”!
No, e poi no! Non dico che occorre essere precisi al centesimo (in questi casi potrebbe essere anche controproducente) ma almeno evitare di esagerare.
Prima di tutto bisogna anche capire che cosa riguardano questo genere di costi che devono essere dichiarati, e poi devono essere proporzionati alla dimensione dell’impresa, all’importo dell’appalto e al ribasso offerto.
Esiste una formula studiata e reale per stabilire l’importo consono e proporzionato alla tua impresa, da applicare a seconda della gara a cui parteciperai.
Dopo l’attivazione richiedilo tramite mail al seguente indirizzo commerciale@gare.cloud
- Usa il programma per la valutazione dei ribassi e le probabilità di uscita delle medie, considerando anche l’estrazione del calcolo di anomalia, perché sarà molto più semplice studiare il ribasso vincente tramite dei test che dovrai eseguire.
Per approfondire l’uso e richiederne una copia scrivi una mail al seguente indirizzo commerciale@gare.cloud
- Usa il programma per la redazione dell’offerta a prezzi unitari, è un un piccolo programma che ti aiuterà a velocizzare la pratica di creazione e scrittura della “Lista prezzi unitari offerti” che dovrai allegare alla dichiarazione d’offerta.
Raramente ormai si trovano gare d’appalto in cui è richiesta l’offerta per singolo prezzo, ma è sempre meglio essere preparati!
Per approfondire l’uso e richiederne una copia scrivi una mail al seguente indirizzo commerciale@gare.cloud
- Usa i PREZZIARI REGIONALI AGGIORNATI, meglio cartacei, perché non solo è utile capire la tipologia precisa di ogni singola lavorazione da eseguire e da ribassare, ma anche perché spesso vicino ad ogni voce è presente la Percentuale riferita all’incidenza della manodopera.
A cosa serve? A studiare qual è la cifra stimata dei costi della manodopera da inserire nella dichiarazione d’offerta, che è obbligatoria e prevista dal nuovo Codice degli Appalti.
Se non riesci a trovare i prezziari cartacei, niente paura! Ti consiglio di scaricare innanzitutto la versione gratuita del programma Primus DCF della Acca Software, che ti permetterà non solo di poter creare dei computi metrici professionali, ma anche di poter scaricare ed usare i prezziari regionali in versione digitale, quindi molto più pratici per ricercare delle singole voci.
Basta semplicemente creare un account gratuito sul sito Acca al seguente link https://www.acca.it/Freeware/PriMus-DCF e scaricare la sia la versione DCF, sia i prezziari regionali aggiornati messi a disposizione della stessa Acca Software.
Se avrai difficoltà nell’installazione e configurazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
8. APERTURA E AGGIORNAMENTO PERIODICO DELL’ACCOUNT ANAC
Se è la prima volta che partecipi alle gare d’appalto devi assolutamente aprire un doppio account presso il sito dell’Autorità Anti Corruzione (ANAC):
- Uno come CONTRIBUENTE, per effettuare i pagamenti dei contributi di gara richiesti dalla Stazione Appaltante, a seconda dell’importo complessivo dei lavori;
- Uno come OPERATORE ECONOMICO, per creare e scaricare il documento AVCPASS/PASSOE, e che anche questo è richiesto dalla Stazione Appaltante in maniera obbligatoria.
Soprattutto per la creazione del PASSOE è necessario effettuare una registrazione al sito più approfondita, caricando i dati richiesti affinché la Stazione Appaltante possa fare dei controlli preventivi sulla tua azienda.
A tal proposito devi anche aggiornare periodicamente il profilo aziendale, aggiornando per esempio i certificati SOA, ISO 9001, ecc.
Potrai eseguire l’iscrizione e l’aggiornamento al seguente link https://servizi.anticorruzione.it/portal/classic/GestioneUtenti/RegistrazioneUtente#
9. ACCOUNT INAIL
A meno che tu stia creando ora la tua azienda, dovresti essere già in possesso di un Account al sito dell’INAIL. Se così non è, ti consiglio immediatamente di richiederlo al tuo commercialista o consulente del lavoro.
Perché? Perché devi essere in grado di poter accedere autonomamente e quando è necessario per ottenere un DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva), in quanto ogni Stazione Appaltante richiede i tuoi dati contributivi per eseguire i controlli.
Il DURC è un certificato fondamentale che se ben curato e tenuto sotto controllo, ti permetterà di svolgere con regolarità le tue gare preferite.
=> Con un DURC non in regola, NON PUOI partecipare alle gare d’appalto!
10. ATTREZZI DEL MESTIERE SEMPRE PRESENTI ED IN ORDINE
Ti sembrerà sciocco ciò che sto per dirti, tuttavia so per certo che la trascuratezza nel materiale di prima necessità è la causa principale di stress e di perdite di tempo nella preparazione delle gare d’appalto.
Gli errori spesso si fanno proprio nelle situazioni più banali.
Quindi accertati periodicamente di essere in possesso di:
- Marche da bollo per le domande e le dichiarazioni d’offerta;
- Calcolatrice;
- timbri aziendali e loro inchiostro;
- timbri per ceralacca;
- Cancelleria: penne blu o nere (che scrivono), ceralacca, forbici, pinzatrice e relativi punti metallici, nastro adesivo trasparente largo per la chiusura alternativa dei plichi, scotch stretto normale, buste di almeno due dimensioni che possano contenere fogli A4 interi, da inserire una dentro l’altra, carta per risme in formato A4 per fotocopiatrice e stampante, evidenziatori, matite, gomme, temperini;
- Toner e/o cartucce per stampanti anche di riserva;
- Cartelline trasparenti o altro formato ideoneo all’archiviazione ordinata (per contenere la documentazione cartacea di preparazione della gara);
11. ORGANIZZAZIONE DIGITALE
Una buona e precisa organizzazione del tuo archivio digitale ti eviterà di perdere tempo inutilmente a cercare da una parte all’altra del tuo computer i documenti che ti servono.
Non mi dire che salvi ancora tutti i tuoi files sul desktop?
Il metodo che ti mostrerò ti aiuterà non solo ad organizzare le tue gare d’appalto, ma rivoluzionerà il tuo sistema di archiviazione, permettendoti di recuperare molto tempo, eseguire il lavoro con più calma e senza stress, avendo la possibilità di trovare ogni cosa velocemente.
Crea una Cartella con il nome “GARE 20–”.
Al suo interno crea delle sottocartelle chiamate:
- “GARE 20– APERTE”, al cui interno caricherai, ogni qualvolta parteciperai ad una gara d’appalto in corso di realizzazione, delle altre singole sottocartelle aventi per titolo il numero attribuito alla gara da parte di GARE.CLOUD, il nome della Stazione Appaltante e fra parentesi la data di scadenza, come ad esempio:
GARA 01.2018 ANAS SPA [scadenza 15.03.2018]
N.B. in questa cartella inserirai tutte i documenti di gara, come il bando, il disciplinare, elaborati, moduli da controllare, i documenti che andrai a creare con l’applicativo GARE.CLOUD e le scansioni finali che dovrai fare prima di imbustare e spedire.
- “GARE 20– CHIUSE”, al cui interno andrai ad inserire (facendo Taglia-Incolla) le sottocartelle delle singole gare dell’anno di riferimento, che prima si trovavano nella cartella “GARE 20- – APERTE”, solo dopo che le avrai già spedite, per archiviarle definitivamente.
- “CERTIFICATI AZIENDALI E PERSONALI PER GARE”, al cui interno caricherai le scansioni in formato pdf di tutti i Certificati aziendali, dei documenti personali dei dichiaranti e tutti i documenti che possiedono una scadenza e desideri monitorare.
Ottimo sarà attribuire il nome preciso ad ogni certificato come ora ti indicherò negli esempi, perché così sarà richiamato durante la creazione automatica delle copie conformi agli originali:
Certificato “Nome SOA” con scadenza 18.12.2020
Oppure
Carta di identità “Nome Dichiarante” con scadenza 24.1’.’2023
- Altro consiglio: con questa procedura di attribuzione dei nomi ai file e cartelle sarà MOLTO più facile eseguire una ricerca anche per parola chiave, basterebbe inserire la parola chiave nel campo in alto a destra come evidenziato dalla freccia rossa dell’immagine precedente, la ricerca deve essere eseguita all’interno della cartella in cui vuoi trovare ciò che cerchi.
12. ORGANIZZAZIONE ARCHIVIO CLOUD
Ormai è di fondamentale importanza avere un account di archiviazione documenti in cloud, cioè un archivio digitale su uno spazio che non è il tuo computer, e che quindi puoi usare e a cui puoi accedere in qualunque momento della giornata, e in qualunque situazione o dispositivo.
In questo archivio puoi inserire tutti i documenti e certificati aziendali aggiornati, come riportati per esempio al punto 11 del metodo, o altri documenti che si rendono necessari al loro consulto e modifica anche tramite smartphone o tablet (ad. Esempio un certificato SOA che viene richiesto durante un sopralluogo, e magari chi si trova sul posto non si è procurato una copia cartacea: basterebbe condividerlo ad un indirizzo di posta elettronica e il gioco è fatto!).
Puoi usare le seguenti piattaforme gratuite:
- Onedrive di Microsoft (fa click sul link https://onedrive.live.com/about/it-IT/download/ )
- Dropbox (fa click sul link https://www.dropbox.com/it/install )
- Drive di GOOGLE (fa click sul link https://www.google.com/intl/it_ALL/drive/download/ , prevede comunque la creazione di un account con email di GMAIL, basta creare un account gratuito personale)
Sono i più conosciuti e i più pratici, anche perché potresti addirittura condividere file o cartelle con altre persone registrate allo stesso cloud, senza dover inviare sempre gli stessi documenti (basta che li aggiorni e loro li troveranno già aggiornati!
Ottimo, no?
Se avrai difficoltà nell’installazione e configurazione, contattaci con una semplice mail all’indirizzo commerciale@gare.cloud e ti seguiremo nella procedura.
13. CARTA PREPAGATA DI CREDITO
“E a che mi serve una Carta di Credito???”
Ma vuoi ridurre gli sprechi di tempo e stare al passo con i tempi, oppure vuoi ancora fare come il contadino che vuole arare il campo con la zappa?
Ad esempio, per ogni gara d’appalto con importo superiore a € 150.000,00 è necessario pagare il contributo di gara tramite l’ANAC.
Collegandoti al sito ANAC facendo click al seguente link https://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/Servizi/ServiziOnline/ServizioRiscossioneContributi potrai non solo ricercare la gara tramite il codice CIG che è riportato sul bando, ma potrai pagare con carta di credito immediatamente il contributo e scaricare in tempo reale la ricevuta in formato PDF che potrai caricare sull’applicazione GARE.CLOUD e inserire nel plico dei documenti di gara da spedire.
Se hai una carta di credito PREPAGATA è meglio, perché la ricarichi un po’ per volta a seconda delle tue necessità, e così potrai godere di un budget immediato per poter affrontare le spese di gara senza muoverti dalla tua postazione.
Come? Hai ancora paura dei pagamenti-on-line-e-delle-truffe?
Niente paura, se non usi la carta di credito per fare porcherie, puoi stare tranquillo.
Un metodo preciso per capire se il sito che stai usando per pagare è sicuro, è quello di verificare innanzitutto se l’indirizzo sulla barra inizia con https:// e non con il solo http://, e poi deve essere presente sempre vicino alla barra degli indirizzi il simbolo del “lucchetto” (vedi esempio nell’immagine).
Inoltre diverse carte di credito hanno dei sistemi avanzati di messaggistica e controllo per evitare di essere clonate.
Un altro modo per ridurre gli sprechi di tempo, evitando di recarti alla Camera di Commercio per ottenere una copia del certificato oppure una visura camerale aggiornata (visto che la sua validità è di 6 mesi), puoi collegarti al sito del Registro delle Imprese al seguente link http://www.registroimprese.it/ e potrai scaricare la tua visura camerale in pochi click, dopo aver eseguito una ricerca della Ragione Sociale della tua ditta.
14. FIRMA DIGITALE
Non puoi far tenere sempre al commercialista il tuo dispositivo di firma digitale!
Sappi che quell’aggeggio – per molti ancora sconosciuto – oggi è considerato dalla legge pari ad una firma eseguita davanti ad un notaio, e se la lasci in giro (anche se è il tuo “Conzulente Fiscal”) NON VA BENE!
Più che altro può servirti per firmare digitalmente le dichiarazioni necessarie a partecipare alle gare telematiche, o all’iscrizione ai portali di Stazioni Appaltanti, oppure anche solo per inviare le domande alle manifestazioni di interesse, per essere invitato alle procedure negoziate.
Quindi è anche fondamentale imparare come funziona e custodirla gelosamente sempre in azienda, in un luogo sicuro.
15. CONTROLLO E AGGIORNAMENTO DELL’ELENCO DIPENDENTI
Devi eseguire un controllo periodico e tenere aggiornato in una tabella semplice l’elenco completo dei dipendenti assunti presso l’azienda, perché periodicamente devi preparare le dichiarazioni riferite all’Organico medio annuo aziendale e la tipologia di Contratto Collettivo Naz. Dei Lavoratori applicato.
Se non lo tieni aggiornato, rischi di dichiarare/far dichiarare il falso, e con le gare d’appalto avrai CHIUSO!
16. CONTROLLO E AGGIORNAMENTO DEI CERTIFICATI AZIENDALI E DEI DOCUMENTI PERSONALI DEI DICHIARANTI
E’ di fondamentale importanza non riportare nelle gare dei certificati aziendali o personali, oppure i documenti di identità dei dichiaranti già scaduti, perché sono causa di esclusione per direttissima, senza procedere al Soccorso Istruttorio.
Ma grazie anche all’applicazione GARE.CLOUD potrai caricare non solo le scansioni dei documenti che utilizzerai per preparare le tue gare, ma anche poter monitorare le relative scadenze tramite lo scadenziario digitale.
Un’altra procedura che potrai usare per controllare tutte le scadenze dei certificati (e ATTENZIONE, ti sto per rivelare un ottimo trucco per tenere sotto controllo anche altre scadenze, come quelle dei mezzi aziendali!) è quella di usare il calendario integrato di Outlook, o Tunderbird o Gmail, che ho specificato al punto precedente 7.h
17. REGISTRAZIONE/MEMORIZZAZIONE SITI E NORME IN VIGORE
Devi assolutamente tenerti aggiornato su ogni legge in vigore, almeno su quelle che strettamente riguardano il tuo lavoro, come il Codice degli Appalti e altri Decreti.
=> Come fare ad ovviare al problema che le leggi cambiano in continuazione?
E’ vero che su internet è complicato navigare per trovare ciò che cerchi, soprattutto perché ci sono una marea di informazioni.
Tuttavia spesso evito addirittura di rivolgermi ad un Legale per risolvere le difficoltà che incontro nella preparazione delle gare, e soprattutto per farmi soffiare l’appalto che ho vinto con tanta fatica!
Un sito di ottima qualità e molto aggiornato e ben fatto (in particolar modo per la struttura in cui sono caricate le leggi) è quello di Bosetti & Gatti, e per trovarlo puoi fare click sul seguente link
in particolare ti consiglio di memorizzare tra la barra dei preferiti anche il sito specifico del Codice degli Appalti aggiornato,
http://www.bosettiegatti.eu/info/norme/statali/2016_0050_nuovo.htm
Troverai il testo del Codice comparato e aggiornato, è fatto molto bene perché potrai accedere ad ogni legge o decreto menzionato negli articoli con un semplice click, per capire di che si tratta e avere un quadro completo della legge o della sezione che ti interessa.
Le parti in cui è presente il collegamento sono di colore celeste e sono sottolineate.
Per trovare altre leggi, normative, decreti e circolati inerenti sia a Lavori Pubblici, sia a Edilizia Urbanistica, sia ad Affari Istituzionali, potrai eseguire un click sui pulsanti dorati presenti nella home page del sito (vedi immagine seguente).
DURANTE…
18. RICERCA BANDI DI GARA
Ricerca giornalmente bandi di gara inerenti non solo alla tua categoria e classifica di lavori per i quali puoi eseguire in autonomia.
Se vuoi crescere e prosperare, devi anche tentare di partecipare a gare in cui sono presenti altre categorie, magari in cui la tua categoria è scorporabile, o anche gare con categorie che non ti appartengono, ma desideri raggiungere tramite avvalimento.
19. VERIFICA CAPACITA’ TECNICA E ALLEANZE
Verificare sempre possibili e interessanti partecipazioni alle gare.
Se non possiedi tutte le categorie richieste dal bando di gara, o se non hai ancora un Certificato Soa che può coprire interamente l’importo complessivo dell’appalto, contatta chi possiede le altre categorie e crea alleanze con imprese possibilmente a te vicine, comunque dopo aver verificato la loro credibilità e serietà.
Trova aziende disponibili a cederti i requisiti tramite l’avvalimento, ovviamente nel caso in cui tale pratica non sia vietata dal bando e dalle leggi in vigore (es. categorie superspecialistiche).
Differentemente è il caso in cui si presentano gare con il criterio di aggiudicazione ad Offerta economicamente più vantaggiosa, cioè in cui bisogna preparare un progetto migliorativo e la valutazione non è basata solo ed esclusivamente sul prezzo, ma soprattutto sui tempi e i vantaggi/migliorie proposti per realizzare le opere o i servizi.
In quest’ultimo caso non fare come la maggior parte delle aziende che pensano “non ci partecipo, tanto sono pilotate, si sa già chi deve aggiudicarsi l’appalto”.
Io personalmente mi sono dovuto ricredere dopo molto tempo, perché anche io la pensavo in questo modo fino a poco tempo fa.
Poi vidi che nelle zone di mio estremo interesse non pubblicavano più molte gare con aggiudicazione “a massimo ribasso percentuale” come un tempo, e allora decisi di provare.
Mi misi d’accordo con uno studio di progettazione ingegneristica che potesse avere l’abilitazione necessaria a preparare e firmare i progetti migliorativi.
Dopo solo tre gare riuscimmo ad aggiudicarcene una. Perché?
- Andai a vedere l’apertura dei plichi, controllando anche l’operato dei concorrenti e spingendo la Commissione a valutarli negativamente;
- Il numero dei partecipanti si ridusse di oltre il 70% rispetto alle ditte che avevano richiesto di partecipare, perché poche aziende vogliono investire più soldi e tempo per un progetto;
- Riuscimmo a trovare una soluzione tecnica migliorativa che stravolgendo il progetto ci permise di effettuare un ribasso importante che spiazzò la concorrenza rimasta!
Con questo sto dicendo che la soluzione ideale è avere nel proprio organico un tecnico abilitato, assunto come dipendente e che prepara le migliorie di progetto per questo tipo di gara.
L’investimento aziendale sarà decisamente ridotto perché allo stesso prezzo che si paga per un progetto migliorativo eseguito da un esterno, il tuo tecnico interno potrà preparare molti più progetti!
20. STUDIO DEGLI ELABORATI
Scarica l’intero progetto e lo salvi nella cartella della gara che hai creato come ti ho insegnato al punto 11, non salvare solo il bando e il disciplinare.
Poi questi ultimi due devi anche stamparli perché potrai segnare gli appunti vicino alle fasi e documenti richiesti.
Inizia leggendo prima il bando e poi il disciplinare.
Usa un evidenziatore per risaltare i dati più importanti, soprattutto quelli che dovrai inserire nel DETTAGLIO GARA.
Tra gli elaborati di progetto devi controllare obbligatoriamente il computo metrico e l’elenco prezzi per lo studio dell’offerta, poi assicurati di avere a portata di mano l’elaborato che riguarda la Stima degli oneri della sicurezza e l’Analisi di incidenza della manodopera, perché ti serviranno per la preparazione della dichiarazione d’offerta.
Sono dati OBBLIGATORI, a pena di esclusione.
21. CREAZIONE DETTAGLIO GARA SU GARE.CLOUD
Inserisci i dati principali obbligatori richiesti dalla schermata, facendo MOLTA attenzione a non fare errori di trascrizione, altrimenti si ripercuoteranno in tutti i documenti che creerai.
E’ la fase in cui dovrai fare più attenzione in assoluto.
Nell’oggetto di gara dovrai trovare ed inserire la dicitura che è presente nella sezione del disciplinare in cui è scritto ciò che devi riportare sul plico di invio.
Di solito corrisponde all’oggetto di gara, ma non è sempre così.
Inoltre, se sul disciplinare è richiesta una ulteriore frase del tipo: “Documenti di gara – NON APRIRE” o cose simili, potrai inserirle nella descrizione aggiuntiva del plico che troverai nella barra laterale sinistra.
Un’altra cosa importante è caricare il bando e il disciplinare di gara, così che il sistema potrà inviarli in automatico alla Compagnia assicuratrice per emettere la polizza provvisoria.
A tal proposito ti consiglio di non superare i 2 MB di volume per ogni tipo di file, altrimenti potrebbe non giungere a destinazione la mail che invierai.
Se i file sono molto voluminosi ti consiglio di usare il metodo di riduzione che ho accennato usando Acrobat Reader DC (vedi punto 7.b), così tramite la stampa PDF potrai ridurre i DPI e ridurre il volume del file.
Se non sai come fare per ridurre i DPI e hai bisogno di assistenza in tal senso invia una mail a commerciale@gare.cloud e ti assisteremo nella procedura.
22. PIANIFICAZIONE
Utilizzando uno scadenziario (possibilmente digitale – vedi punto 7.h), programma tutte le fasi di preparazione della gara:
- Preparazione della documentazione amministrativa
- Preparazione della documentazione tecnica
- Scadenza gara
- Prenotazione sopralluogo
- Richiesta cauzione e ritiro
- Pagamento del contributo e ottenimento del passoe
- Studio dell’offerta e della concorrenza
- Controllo documenti creati e documenti di terzi (cauzione, ATI, Consorzio, ecc.)
- Stipula del ribasso e chiusura dei plichi
- Spedizione
- Apertura plichi ed eventuale presenza con delega
- Richiesta dati dell’aggiudicazione
Mi raccomando sii molto preciso/a e calcola bene i tempi, vedrai che con questo sistema non ti stresserai più.
23. RICHIESTA CAUZIONE
Richiedi tramite le automazioni di GARE.CLOUD la cauzione provvisoria, avendo cura di inserire anche la percentuale di riduzione precisa nel caso in cui possiedi delle Certificazioni specifiche.
Accertati comunque che la Compagnia Assicuratrice abbia ricevuto la mail.
Se la Stazione Appaltante te lo permette, ti consiglio di far preparare una polizza digitale, magari da salvare su un CD ROM e allegarlo ai documenti di gara dopo averla firmata digitalmente.
Potresti anche acquistare dei piccoli “pacchetti” di polizze provvisorie, riducendo il costo originario.
Se non sai a chi rivolgerti per ricevere polizze anche telematiche ad un prezzo decisamente vantaggioso, riducendo i tempi di redazione e gli errori, allora invia una mail a commerciale@gare.cloud e ti indicheremo i partner di fiducia che potranno risolvere questo tipo di problematica.
Così facendo velocizzerai in maniera estrema tale procedura ed eviterai anche di sprecare tempo nel ritiro dei documenti cartacei.
24. RICHIESTA SOPRALLUOGO
Se nel bando/disciplinare è richiesto obbligatoriamente di eseguire il sopralluogo delle aree oggetto dei lavori da eseguire, allora compila la sezione SOPRALLUOGO nella Lista dei Documenti di gara, così potrai avviare l’intera procedura.
Se è prevista la prenotazione dovrai indicare l’incaricato ed eventualmente stampare una delega.
Potrai inviare in automatico tramite le automazioni di GARE.CLOUD la richiesta tramite mail, con pochi click.
Se possiedi un sistema ISO 9001 stampa il modulo Rapporto di Sopralluogo.
Se preferite dare l’incarico di sopralluogo ad una ditta esterna qualficata, devi assolutamente farti recapitare in tempo utile la scansione di tutti i documenti importanti e il progetto completo (se non ancora in tuo possesso) per effettuare l’analisi dell’offerta.
25. RICONTROLLO PERIODICO DELLE SCADENZE
Controlla periodicamente le fasi e le scadenze pianificate e indicate al punto 22.
Se utilizzi i programmi calendario digitale tramite gli avvisi/alert di sistema sarai ancora più agevolato/a e più preciso/a.
26. INDIVIDUARE I DATI DEL PLICO E NUMERO DI BUSTE INTERNE
D’ora in avanti dovrai essere MOLTO MOLTO preciso/a, perché solo così potrai evitare:
- errori dovuti alla distrazione (sono i più frequenti);
- sprechi immani di tempo per tornare e ritornare a controllare il percorso fatto, le dichiarazioni inserite ecc. (fallo bene una volta e non se ne parla più!).
Evita qualunque tipo di distrazione, anche esterna. E’ importante per la tua serenità e il tuo lavoro futuro.
Devi quindi seguire il percorso stabilito dal disciplinare, punto per punto, mettendo un segno di “spunta” tipo √ quando avrai risolto o soddisfatto una richiesta specifica.
Si parte dalla sezione in cui il disciplinare indica Come deve essere realizzato il plico di invio, cosa deve essere riportato sul plico (oggetto e dati della gara) e poi i dati della Stazione Appaltante (indirizzo a cui devono arrivare le offerte entro la scadenza).
Poi si crea una o più Sotto-buste necessarie alla documentazione e all’offerta economica.
27. CREAZIONE DEI DOCUMENTI RICHIESTI DAL BANDO/DISCIPLINARE
Questa fase deve essere precisa ma veloce al tempo stesso (max 15 minuti), vedrai che non occorrerà soffermarsi troppo, l’importante è andare in ordine rispetto al disciplinare:
- creazione della DOMANDA DI PARTECIPAZIONE
- creazione delle DICHIARAZIONI PERSONALI di ogni singolo dichiarante e di tutte le DICHIARAZIONI GENERALI, usando anche per velocizzare i GRUPPI DI DICHIARAZIONI già creati che velocizzano questa procedura;
- creazione di Copie conformi dei CERTIFICATI AZIENDALI e PERSONALI
- creazione del PASSOE e pagamento del CONTRIBUTO GARA (possibilmente on line), collegandosi al link proposto su GARE.CLOUD e pagando con carta di credito prepagata
- creazione della DICHIARAZIONE D’OFFERTA, usando anche il GRUPPO DI DICHIARAZIONE già creato.
28. RICEZIONE E CONTROLLO DOCUMENTI DI TERZI
Appena li avrai ricevuti, controlla i dati inseriti nei documenti creati da terzi, come ad esempio la polizza provvisoria, i documenti della ditta Mandante, i documenti della ditta Ausiliaria che esegue l’Avvalimento.
Questa procedura serve per evitare di inviare una gara con errori importanti che possono causare l’esclusione, e farti perdere tempo all’ultimo momento
29. CONTROLLO DELLE DICHIARAZIONI MANCANTI E CONFRONTO MODULI STAZIONE APPALTANTE
Con GARE.CLOUD alla fine diventerai allergico ai moduli forniti dalla Stazione Appaltante, perché ti renderai conto spesso di quanto sono fatti male, poco curati, generici, spesso banali e non adatti alla tua situazione lavorativa specifica.
Soprattutto ti fanno perdere una marea di tempo con tutte quelle crocette tipo schedina del Totogol, piena di campi ricorrenti e identici da compilare continuamente.
Fase 1 – In questa fase molto importante dovrai semplicemente svolgere un controllo comparativo tra le dichiarazioni che hai preparato e i singoli punti e singole dichiarazioni richieste dal disciplinare (fase molto veloce perché l’hai già seguito in precedenza).
Fase 2 – Poi dovrai svolgere un controllo comparativo dedicando un pizzico in più di tempo a controllare se nei moduli forniti dalla S.A. si trovano altre dichiarazioni che sul disciplinare non ci sono, ed eventualmente integrarle nelle tue già create (meglio qualcosa in più, che in meno!).
30. STUDIO OFFERTA E CONCORRENZA
Il tempo risparmiato per eseguire le fasi di creazione della gara, dal punto 18 fino a qui, dovrai dedicarlo in gran parte all’analisi preventiva della probabile aggiudicazione.
Dovrai ricercare i ribassi e gli esiti di gara nella zona in cui hai deciso di partecipare, anche utilizzando il servizio di avvisi esiti di gara a cui sei iscritto/a;
Devi eseguire l’analisi del ribasso che dovrai inserire usando il software che ti verrà consegnato, eseguendo dei test e verificando la probabilità di uscita del ribasso vincente, tramite le medie che il programma calcolerà sulla base anche dei possibili e differenti criteri di aggiudicazione e calcolo delle soglie di anomalie, che potranno essere estratti a sorte.
Dovrai inoltre eseguire il calcolo dei costi della sicurezza da rischio specifico (vedi software excel) e il calcolo della stima dei costi della manodopera.
Questa è una fase importante, in quanto per ottenere la stima dei costi della manodopera è necessario verificare quali sono le lavorazioni principali che compongono l’appalto.
⇒ Queste lavorazioni possono avere un’incidenza percentuale differente, e l’importo della stima deve essere proporzionato all’importo complessivo dell’appalto.
Se è eccessivamente inferiore alla stima svolta dalla Stazione Appaltante rischi di essere escluso per direttissima.
Se invece è eccessivamente superiore, rischi di entrare in anomalia qualora tu decidessi di proporre un ribasso molto elevato, con la conseguenza di dover produrre successivamente delle giustificazioni di prezzo.
31. STAMPA E ORDINAMENTO
Una volta eseguite le operazioni in maniera maniacale fin qui descritte, è ora di stampare.
Procedi a scaricare l’intera cartella che GARE.CLOUD creerà tramite zip.
Salvala nella sottocartella della gara che avevi creato.
Inizia a stampare i documenti in ordine preciso rispetto al disciplinare di gara, allegando alle dichiarazioni i vari documenti di identità di tutti i dichiaranti obbligatori.
Sostituisci i documenti originali che hai ricevuto esternamente con i promemoria che ha creato l’applicativo.
32. TIMBRI E FIRME
Apponi il timbro e la firma su OGNI PAGINA, a seconda del dichiarante in questione.
Firma anche le copie dei documenti di identità.
Se si tratta di una gara telematica, devi seguire ciò che indica il disciplinare di gara, che in genere richiede di firmare digitalmente ogni singolo documento PDF o scansionato.
In quest’ultimo caso, le dichiarazioni e altri file come le buste potrai evitare di stamparle.
33. SCANSIONE DEI DOCUMENTI FINALI
Non appena avrai firmato TUTTO, non apporre alcun segno di accorpamento dei fogli, ad esempio la spillatrice/pinzatrice.
Esegui una scansione completa di tutta la documentazione creata e firmata, senza tralasciare nessuna facciata. Usa una qualità media di scansione per non creare dei file troppo voluminosi, ma al contempo leggibili.
Le scansioni ti serviranno in caso di necessità, faranno un po’ da Salvagente per aiutarti anche in fase di Soccorso Istruttorio e capire eventuali errori che hai fatto.
Io chiamo questa procedura “Lo specchio della realtà” perché mi ha permesso diverse volte di annullare le procedure di Soccorso Istruttorio e altre volte anche di vincere delle gare.
34. IMBUSTAMENTO E CHIUSURA
Ora puoi raggruppare i documenti (dichiarazioni, domanda, certificati ecc.) usando dei punti metallici e spillatrice/pinzatrice.
Chiudi in maniera MANIACALE tutti i lembi di chiusura di ogni busta, apponendo su OGNI LEMBO il timbro e la firma.
Potrai sigillare i lembi successivamente con ceralacca o (se previsto) con nastro adesivo trasparente (tipo per pacchi).
Successivamente è meglio apporre un altro timbro e firma tra la striscia incollata trasparente e la carta, per evidenziare che anche il nastro adesivo è integro e non è stato manomesso il plico.
35. CONSEGNA/SPEDIZIONE
Se devi procedere alla consegna a mano allora è meglio fotocopiare una pagina del plico di invio e portarlo con sé per far apporre il timbro datato all’Ufficio Protocollo dell’Ente Appaltante.
Se invece devi spedire il plico, ti consiglio di usare una Raccomandata 1 di Poste Italiane che riescono a consegnare entro le ore 12 del giorno seguente a quello di spedizione.
Aggiorna il DETTAGLIO GARA con i dati del ribasso e i criteri che ti hanno spinto a generare quell’offerta.
Controlla e aggiorna il riepilogo dei costi di gara sostenuti (solo con estensione ISO 9001) e compila la SCHEDA GARA (solo con estensione ISO 9001).
DOPO…
36. ASSISTERE ALL’APERTURA DI GARA
E’ opportuno (quando risulta possibile) assistere all’apertura della documentazione di gara, almeno presso le stazioni appaltanti vicine, perché:
- È Indispensabile capire come operano gli altri concorrenti
- verificare quali errori soprattutto fanno e indurre la commissione di gara a valutare la possibilità di escluderli
- capire se una commissione di gara è influenzabile oppure no, facendo obiezioni e ponendo l’attenzione sugli errori dei concorrenti.
Questo è un procedimento che risulta molto efficace in particolar modo nei casi in cui si partecipa a gare per le quali abbiamo ricevuto un invito specifico, oppure a gare con procedura di aggiudicazione economicamente vantaggiosa, che quindi prevede la valutazione di un progetto migliorativo e/o integrativo.
Lo consiglio soprattutto a coloro che sono alle prime armi nella preparazione delle gare d’appalto.
Non basta essere dei bravi preparatori di documenti, ma bisogna essere e diventare anche un buon “avvocato specializzato nelle gare”, anche senza aver il Titolo.
37. OTTENIMENTO DEL RISULTATO
Se non ricordi i risultati di gara e l’esito completo non potrai eseguire in maniera più facile delle valutazioni e gli studi dell’offerta per le gare successive.
Questi dati sono fondamentali per non sparare offerte a casaccio.
I dati che in qualche modo è necessario ottenere sono i seguenti:
- Numero completo di partecipanti;
- Numero delle ditte escluse (e se è possibile, sapere perché);
- Percentuale della soglia di anomalia;
- Percentuale del ribasso aggiudicato;
- Ditta aggiudicataria;
- Criterio di valutazione tramite eventuali sorteggi dei metodi previsti all’art. 97 comma 2 del Codice degli Appalti
38. MONITORAGGIO RISULTATI DI ZONA CONTINUO
Se l’azienda decide di partecipare a gare d’appalto in una determinata zona, che non è propriamente quella di competenza in cui risiede, allora è opportuno monitorare in maniera preventiva i risultati delle gare già avvenute e riferite alle categorie a cui si è interessati a partecipare.
Bisogna quindi verificare l’andamento dei ribassi.
Evitare inoltre di partecipare a gare in zone differenti e a caso, si deve decidere di puntare su una zona specifica e monitorare l’andamento delle gare in quella zona, senza cambiare continuamente.
Solo così si potrà avere un quadro preciso delle medie percentuali di possibile uscita, dei costi che dovrebbe sostenere l’azienda e che sono diversi da regione a regione, quali restrizioni potrebbe incontrare l’azienda e quali sono i criteri usati dalle stazioni appaltanti.
Se vuoi andare in guerra, devi studiare prima il nemico, e il Responsabile Gare deve essere l’Ulisse della situazione!
39. AGGIORNAMENTO DEL DETTAGLIO GARA CON I RISULTATI
Aggiorna il dettaglio di gara dell’applicazione GARE.CLOUD con tutti i risultati, sfrutta la sezione dedicata anche alle NOTE, in quanto potrai appuntare tutti i riferimenti delle gara, eventuali problematiche incontrate, errori dei partecipanti, e sulla lista delle gare eseguite potrai avere anche un elenco preciso dei ribassi e dello stato di creazione di ogni gara.
40. TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI COSTI DI GARA E DEL “COSTO DI ACQUISIZIONE CLIENTE” ANNUALE
Il “Costo di acquisizione cliente” è un dato importantissimo, non solo per la contabilità fiscale (e che nessuno o quasi è in grado di monitorarlo) ma anche perché è fondamentale capire:
- Se stiamo investendo bene i nostri soldi acquisendo clienti;
- Se i soldi investiti hanno un ritorno, paragonato anche al bilancio aziendale (ROI);
- In quale territorio occorre direzionare i nostri investimenti nelle gare d’appalto;
- Capire se le risorse umane e materiali sono sufficienti, oppure è necessario fare qualche modifica, sempre in previsione di crescita dell’utile di impresa, e non solo del fatturato.
Questa prassi è agevolata per le aziende in possesso della versione GARE.CLOUD TOP, che include le automazioni in base alla normativa ISO 9001.
Come puoi ben capire, non sono solo dati che “servono” per farsi belli agli occhi degli ispettori annuali sul sistema di Qualità Aziendale ISO, ma sono ovviamente necessari ad ogni imprenditore che si definisce tale.
Ricorda: un imprenditore è quella persona che SA LEGGERE un bilancio.
Se ritieni di aver bisogno quindi di ridurre i tempi di creazione di questi dati e avere questa situazione finalmente sotto controllo, allora invia una mail a commerciale@gare.cloud e ti aiuteremo a risolvere questo tipo di problematica.
41. ISCRIZIONE ALLA LISTA DI FORNITORI DI FIDUCIA DELLE STAZIONI APPALTANTI CHE HANNO INDETTO LE GARE, SOPRATTUTTO QUELLE VINTE
Questa è la prima fase che io chiamo “Il marketing nelle gare d’appalto”.
E’ una fase elaboriosa che richiede tempo, ma che porta i risultati migliori.
Per ogni gara a cui partecipi, sia in caso di vincita, sia in caso in cui la tua azienda non si aggiudica la gara, occorre iscriversi alla lista dei fornitori di fiducia presso ogni Ente, soprattutto nelle liste di quegli Enti che sono diventati nostri clienti!
Devi mantenere aggiornati i documenti aziendali sui loro archivi, inviando gli aggiornamenti.
Questa pratica permetterà all’azienda di poter essere invitata agli appalti, o meglio ottenere affidamenti diretti da Enti già clienti.
Secondo te, se hai una panetteria, e vuoi vendere non solo il pane ma anche i nuovi biscotti che hai realizzato con farina speciale, è più facile vendere al cliente che ti conosce oppure a quello che entra nel tuo negozio per la prima volta?
Qui è la stessa cosa.
42. INVIO CAMPAGNA DI FIDELIZZAZIONE CLIENTE
Siamo al piatto forte del “marketing nelle gare d’appalto” di GARE.CLOUD, che sono certo non applica nessuna azienda che partecipa alle gare d’appalto, nemmeno tra le più celebri!
Sono pratiche di vero e proprio marketing a risposta diretta e marketing strategico, frutto dei miei continui studi, che permetterà all’impresa di ricevere con maggior frequenza degli inviti a gare d’appalto e affidamenti diretti.
Occorre inviare allo studio tecnico dei vari Enti che desideriamo “catturare” una serie di materiali di marketing gratuiti, studiati ed elaborati e revisionati dal team di GARE.CLOUD, volti non solo conoscere l’azienda nel complesso, bensì a far in modo di riconoscere l’impresa come l’unica degna di fiducia a ricevere commissioni per una certa tipologia di lavori specifici.
La tua azienda dovrà diventare il punto di riferimento da interpellare per ogni cosa che riguarda il tuo settore.
Attenzione: non è una pubblicità classica e stupida, volta a dire “esistiamo, parliamo con gente e facciamo questa roba”. No assolutamente.
Ovviamente, se decidi di fare questo tipo di operazione dovrà essere pianificata e personalizzata a seconda della tua attività.
- Per fare questo ti consiglio vivamente di rivolgerti allo staff di GARE.CLOUD inviando una mail a commerciale@gare.cloud e sarai aiutato a portare la tua azienda ad uno stato avanzato.
Un altro consiglio: non gettare soldi inutilmente affidandoti ad aziende pubblicitarie che non conoscono la materia.
Non è la stessa cosa.
Preferisco altrimenti che tu non faccia nulla, restando nella fase larvale, almeno sopravvivi e non fai entrare nel tuo sistema linfatico dei parassiti!
43. INVIO NEWSLETTER PERIODICA AL CLIENTE
La ciliegina sulla torta del “marketing nelle gare d’appalto” di GARE.CLOUD è un continuo e periodico invio di newsletters e avvisi.
A chi?
Soprattutto agli STUDI TECNICI delle STAZIONI APPALTANTI, specificando l’andamento della tua azienda, la crescita, le modifiche importanti, le novità, l’acquisizione di nuove categorie ad esempio, o l’incremento di un settore, l’avvenuta certificazione che dà più credibilità e valore alla tua azienda…
Tutto questo servirà per ricevere richieste di offerte dirette, e per ricevere anche piccoli affidamenti diretti senza l’uso di gare d’appalto o l’invito a partecipare a gare ufficiose con un ristretto numero di partecipanti.
- Anche per questo step, se proprio desideri metterlo in pratica, ti consiglio di farlo a regola d’arte.
Per far questo quindi devi rivolgerti allo staff di GARE.CLOUD inviando una mail a commerciale@gare.cloud e otterrai tutto l’aiuto possibile e consigli utili per il buon raggiungimento degli obiettivi.
CONCLUSIONI
Siamo giunti alla fine di questo METODO, anzi io direi che siamo all’inizio di questa avventura insieme!
Ora tocca a te, l’unica cosa che dovrai fare è mettere in pratica sin da subito e un po’alla volta tutte le cose che fin qui hai imparato, e sono certo che otterrai i risultati che ho ottenuto io.
Il METODO GARE.CLOUD periodicamente sarà revisionato e perfezionato, proprio per darti uno strumento sempre aggiornato e 100 passi in avanti rispetto a ciò che fa la tua concorrenza!
Quindi ora studia bene e inizia ad applicare!
Al prossimo click,
Andrea
CEO