Come scoprire se il tuo Ufficio Gare è prossimo alla rovina

impiegato-impazzisce7 anni fa mi sono sentito obbligato a fare una scelta:

  1. stravolgere tutto il processo di creazione gare e cambiare letteralmente sistema, automatizzando  tutte le fasi di preparazione;
  2. accettare la sconfitta da parte del Sig. Tempo e rischiare di far escludere l’azienda dalle future gare d’appalto, a causa di errori banali, di distrazione per la fretta nel preparare i documenti.

Essere l’unica persona che si occupa di mandare avanti un ufficio amministrativo, in un’azienda con 10 dipendenti, seguire la corrispondenza in entrata e uscita, eseguire la contabilità aziendale, preventivi, tenere aggiornata la documentazione sulla normativa di qualità aziendale ISO 9001, tenere sotto controllo le scadenze dei mezzi e delle attrezzature, e in più essere Responsabile Gare, era per me diventato un incubo.

La paura di sbagliare, e peggio far gettare inutilmente al mio capo un mare di soldi senza poter arrivare fino in fondo alla gara e giocarsela con i numeri, mi faceva impazzire.

Poi stavo accumulando arretrati su arretrati perché non riuscivo più ad organizzarmi bene il lavoro, tutti mi bombardavano con richieste di documenti, aiuti e le solite “URGENZE”!

Sono certo che anche tu o qualcuno nella tua azienda si trova anche ora in questa situazione, o almeno in parte.

Dato che per la contabilità avevo già un sistema automatico di registrazione, mentre per tutto il resto no, pensai di trovare una soluzione per organizzare e velocizzare ciò che mi “rubava” più tempo durante la giornata lavorativa: la preparazione della documentazione di gara.

Se sei del settore sicuramente conosci tutte le problematiche che si incontrano prima di partorire una gara (sì, perché sembra un vero e proprio parto, a volte gemellare!):

  • Leggere bene tutto il bando e disciplinare di gara, per capire in che modo si può partecipare;
  • fare il sopralluogo;
  • richiedere documenti collaterali (che non prepari tu direttamente);
  • predisporre tutte le dichiarazioni e i certificati;
  • controllare le scadenze sia per partecipare, sia per il sopralluogo, sia per i documenti aziendali da produrre;
  • studiare le gare precedenti per poter stimare il ribasso;
  • coordinarti insieme ad altri colleghi o settori tecnici nel caso di redazione di elaborati e planimetrie, in caso di offerte tecniche;
  • decidere il ribasso;
  • chiudere e spedire i plichi affinché arrivino prima della scadenza della gara.

Quindi avevo bisogno di pianificare ogni fase di preparazione, creare un metodo step-by-step che riducesse il tempo impiegato per il controllo finale, organizzare i documenti utili alle gare e ricorrenti affinché non mancasse nulla riducendo al massimo gli imprevisti, e creare un po’ di automazione grazie alle tecnologie che conosco.

Ecco quindi che nacque l’antenato di GARE.CLOUD!

Sono certo che arrivato a questo punto vorrai conoscere quali sono gli errori che facevo prima, e che sono dei segnali di allarme anche per la tua azienda, grandi ladri di tempo e denaro:

#ERRORE N. 1 – USARE I MODULI OFFERTI DALLA STAZIONE APPALTANTE

Questa è una piaga che rovina il tuo tempo, che è più prezioso di quello della Commissione di gara!

Quasi ogni volta che ti imbatti in questi moduli già precompilati, sono sicuro che se fai attenzione noterai  che sono incompleti, per non parlare del fatto che sono fatti male. Perché? Perché sono rubati da internet, o prestati da altri Enti, non corretti per l’occasione, e ti inducono a sbagliare.

Quindi devi dedicare molto più tempo per controllare che ci sia tutto.

Devi pensare a facilitare la TUA VITA e della TUA AZIENDA, non quella della Commissione di gara!

Se tu andassi a vedere gli espletamenti di gara, sai quante ditte che usano i moduli sbagliati potresti far escludere? o indirizzare la Commissione a procedere con il Soccorso Istruttorio?

E’ vero che oggi si può sempre integrare la documentazione tramite il Soccorso Istruttorio, ma hai mai pensato alle “rogne” che provoca una richiesta di integrazione? Al tempo che devi perdere ulteriormente? Alla brutta figura che fai con il tuo capo o superiore?

E’ importante oggi automatizzare la creazione delle dichiarazioni, con pochi click e in pochi minuti devi poter preparare ogni documento.

Poi, attenzione: le dichiarazioni (e spesso sono sempre le solite) non te le chiede solo la STAZIONE APPALTANTE per la gara, spesso sono le stesse dichiarazioni che chiedono anche le ditte importanti e clienti che si vogliono tutelare!

Con ciò non dico che non devi proprio guardarli! Li devi almeno controllare velocemente per vedere se riportano dei requisiti in più, e che è meglio integrare.

Oppure puoi conoscere e applicare il metodo completo di GARE.CLOUD e applicare così il principio di Pareto! In questo modo riuscirai a ridurre anche i tempi fino al 70%.

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#ERRORE N. 2 – NON FARE UNA PIANIFICAZIONE E NON USARE UNO SCADENZIARIO

Sono certo che sei preso da mille faccende e richieste, e perciò ti ritrovi a leggere il disciplinare di gara 3 giorni prima della scadenza.

Poi scopri che ti è scaduto il certificato rilasciato dalla Camera e Commercio (C.C.I.A.A.) ed è venerdì pomeriggio!

Il disciplinare di gara si deve leggere subito, e programmare ogni fase sul calendario: sopralluogo, richiesta cauzione, redazione documenti, procurarsi certificati ecc.

#ERRORE N. 3 – USARE ANCORA I DOCUMENTI IN FORMATO CARTACEO E FOTOCOPIE DI FOTOCOPIE

sommerso-da-carteSe ti metti ancora a fare le fotocopie degli attestati e dei certificati, o scrivi ancora tutto a mano, oppure esegui ancora ricerche manuali di documenti, allora non hai compreso in quale epoca viviamo!

Oggi è necessario avere tutti i documenti e gli attestati scansionati e archiviati in pdf, perché devono essere sempre pronti all’uso.

Sono certo che questi documenti oggi ti vengono richiesti sempre più in formato digitale, ad esempio via mail.

Magari capita che qualcuno in azienda deve fare un sopralluogo urgente, non pianificato, e gli occorre in tempo zero una copia del Certificato SOA. Che fai?

Non farebbe prima ad accedere ad una cartella condivisa in cloud (vuol dire un archivio di file “virtuale” a cui puoi accedere ovunque ti trovi, basta avere una connessione internet) dove tu hai minuziosamente caricato e aggiornato i documenti aziendali più importanti?

#ERRORE N. 4 – UTILIZZARE UN ARCHIVIO DISORDINATO, SEPPURE GIA’ DIGITALE

Non sei stufo di passare da una videata all’altra, da una cartella all’altra, e perdere tempo a fare ricerche di file in word, excel, o di scansioni documentali copiati centinaia di volte?

E’ corretto tenere un archivio digitale di tutte le dichiarazioni, di tutti gli attestati, ma il tuo computer è come una scrivania, se non lo usi bene e non lo organizzi, concentrando tutto ciò che serve per una gara in maniera precisa, perderai un sacco di tempo.

Inoltre esistono archivi digitali che puoi condividere con i tuoi colleghi, senza che ti stressino a chiederti “Dove si trova questo documento?” oppure “Devo inviare una mail con quel certificato: dov’è? lo vogliono subito!”

E per giunta sono pure gratis!

Esistono Google Drive e Dropbox, per esempio.

Così hai la possibilità di archiviare tutto in un unico posto affinché tutto il tuo gruppo di colleghi possa accedere e utilizzare, lasciandoti in pace mentre sei a casa o in vacanza a bere il tuo mojito fresco!

Se poi, vuoi addirittura avere un archivio specifico, veloce e funzionale a 360°, che ti permette di portare la tua azienda a livelli di prestigio rispetto ai tuoi concorrenti di gara, ottenendo addirittura i complimenti della Commissione di gara, allora chiedi informazioni specifiche facendo click qui sotto:

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Al prossimo click!

Andrea.

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